Günümüzün iş ortamında, iş sürekliliğini önceliklerinin önüne koyan birçok kuruluş vardır. Yakın zamanda bir iş kesintisi yaşadıysanız veya neredeyse yaşadıysanız, dayanıklı bir operasyona sahip olmanın ne kadar önemli olduğunu bilirsiniz. İşletmeler, iş sürekliliği planlarına yakından bakarken çoğu mümkün olan en etkili iş sürekliliği stratejilerini oluşturmak için bir yöntem olup olmadığını merak etmektedir.
Aynı şeyi merak ettiyseniz, ISO 22301: 2019 standardına rastlamış olabilirsiniz. ISO 22301, Uluslararası Standartlar Teşkilatı’ndan (ISO) iş sürekliliği yönetim sistemleri (BCMS) için bir dizi gerekliliktir. Bu standarda göre sertifika almanız gerekir mi? Eğer seçersen, bunu nasıl yapabilirsin? Bu yanıtları ve daha fazlasını bu ISO 22301 kılavuzunda bulabilirsiniz.
ISO 22301 Nedir?
ISO 22301 çerçevesi, ISO 9001 – Kalite Yönetim Sistemleri, ISO 14001 – Çevre Yönetim Sistemleri ve ISO 27001 – Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemleri gibi diğer tanınmış standartlarla entegre olacak şekilde tasarlanmıştır. Bu standartların her biri gibi, ISO 22301 10 maddelik bir yapı (Ek SL) ile kuruluşlara rehberlik sağlamaktadır.
İlk üç madde, standartla ilgili kapsam, normatif referanslar ve terimleri ve tanımları tartışır. Kalan yedi hüküm, etkili bir iş sürekliliği yönetim sisteminin gerekli unsurlarını listeler ve ISO 22301’in nasıl uygulanacağını ana hatlarıyla belirtir.
Madde 4 – Organizasyonun Bağlamı
Bir iş sürekliliği yönetim sistemini uygulamaya koymadan önce, işletmenin kendisini anlamanız gerekir. Bir organizasyon olarak, iç ve dış ihtiyaçları değerlendirmeli ve yeni sistemin kapsamını belirlemelisiniz. İş liderleri aynı zamanda düzenleyiciler, müşteriler ve personel gibi ilgili taraflarca empoze edilen gereklilikleri de takip etmelidir.
Madde 5 – Liderlik
Bir iş sürekliliği yönetim sistemi, uygulanmasına öncülük etmek için etkili bir liderliğe ihtiyaç duyar. Yönetim taahhüdüne öncelik vererek, işletme uygun kaynakların sağlanmasını ve politikaların geliştirilmesini sağlayabilir. Liderler/yöneticiler, sistemi uygulamak ve sürdürmek için doğru personelin atandığına emin olmalıdır.
Madde 6 – Planlama
Herhangi bir yeni sistemin kurulmasında olduğu gibi, yeterli planlama merkezidir. Planlama sürecinin bir parçası olarak kuruluş, İSYS’yi uygulamanın risklerini belirlemelidir. Şirket ayrıca başarısını ölçmek için net hedefler ve kriterler belirlemelidir.
Madde 7 – Destek
İSYS’yi etkili bir şekilde desteklemek için, sistemi geliştirip sürdürmek ve meydana gelen olaylara müdahale etmek için bilgi, beceri ve deneyime sahip çalışanlara ihtiyacınız var. Tüm personel, olaylara müdahale etme konusundaki rollerinin farkında olmalıdır. İşletmelerin yalnızca% 14’ünün iş sürekliliğine adanmış bir ekibe sahip olduğu düşünüldüğünde, bu çok önemlidir.
İSYS’yi desteklemek, müşterilerin iş sürekliliği yönetimi sorunlarından haberdar edilmesini içerebilir. Normal iletişim kanalları kesintiye uğradığında, alternatif yollarla desteklenmeleri gerekir.
Madde 8 – Operasyon
Standardın büyük kısmı, İSYS için operasyonel ihtiyaçların ana hatlarını çizen Madde 8’de yer almaktadır. İlk olarak, işletmenin aksamaların operasyonları nasıl etkileyebileceğini anlaması gerekir. Bir risk değerlendirmesi, işletmenizin karşılaştığı tehditleri ortaya çıkaracaktır. Ardından, kuruluşunuz iş sürekliliği stratejisini en etkili şekilde bilgilendirebilir.
Potansiyel olayları belirledikçe, meydana gelmeleri durumunda atılacak adımların yanı sıra bunların önlenmesi ve olasılığını azaltmak için adımlar tasarlarsınız. Tüm olayları tahmin etmek ve önlemek imkansız olduğundan, en kötü senaryo planlaması önemlidir. İyi tanımlanmış bir olay müdahale yapısı, yanıtların hızlı bir şekilde yükseltilebilmesini sağlar. Aynı zamanda insanları gerekli eylemleri yapma konusunda güçlendirir. Olay kamu güvenliğini ilgilendiriyorsa, müdahale etkilenen harici taraflarla iletişimi içermelidir. Örneğin, bir fabrikadaki kimyasal sızıntı, komşu binalar için yangın tehlikesi oluşturabilir.
Madde 8, kısa, çabuk anlaşılan iş sürekliliği planlarını destekler. Bu belgeler, belirli bir olay için hızlı bir yanıt sağlamalıdır. Her potansiyel bölüm için bir strateji oluşturmak, birçok olayı kapsayan büyük bir plandan daha iyidir.
Son alt bölüm, vaka çalışmaları ve testlere değinmektedir. Kesintiler herhangi bir zamanda meydana gelebileceğinden, gerektiğinde yanıtların çalışıp çalışmayacağını kontrol etmek çok önemlidir. Test, iş sürekliliği düzenlemelerinin bir unsurunun geçip geçmediğini belirler. Örneğin, bir tesisin jeneratörünü açarak test edebilirsiniz. Alıştırmalar genellikle birçok testi içerir ve bir olayın ve tepkinin incelikli simülasyonlarını içerir. Alıştırmalar genellikle, yerinde süreçleri test etmenin yanı sıra olayların nasıl ele alınacağına dair eğitimi de içerir.
Madde 9 – Değerlendirme
Tüm yönetim sistemlerinde olduğu gibi, bir kuruluş performansını değerlendirmelidir. Bir kuruluş, yerleşik ölçütleri kullanarak zaman içindeki performansını ölçebilir. Kuruluş ayrıca, yönetimin sonuçları gözden geçirdiği ve ortaya çıkan bilgilere göre hareket ettiği iç denetimler gerçekleştirmelidir.
Madde 10 – İyileştirme
ISO 22301, hiçbir düzenlemenin başlangıçtan itibaren mükemmel olmayacağını ve sertifikasyonun bir parçası olarak iyileştirme gerektirdiğini kabul eder. Dahası, iş ortamı sürekli değişim halindeyken yeni tehditler ortaya çıkabilir. Bu nedenle, kuruluş denetimlerin, incelemelerin ve tatbikatların sonuçlarına dayalı olarak düzeltici önlemler almalıdır.
ISO 22301’in Faydaları
ISO 22301‘i uygulamak için birçok neden vardır. Birincisi, bir kesinti sırasında iş operasyonlarını sürdürebilme becerisine sahip olmaktır. Ayrıca aşağıdaki gibi avantajlar da elde edebilirsiniz:
- Faydalı iş sürekliliği politikaları: ISO 22301 standardına uymak, sağlam planlar oluşturmanızı gerektirir. Buradaki fikir, tehditlerle başa çıkmak ve hatta bunları önlemek için stratejiler geliştirmektir. Şimdi işe koyduğunuzda, işinize özel hazırlanmış değerli iş sürekliliği politikaları geliştireceksiniz.
- Sağlam müdahale ve kurtarma prosedürleri: Birçok senaryo için kısa, eyleme geçirilebilir rehberlik uygulayarak, neredeyse her olay için planlamayı önden yüklüyorsunuz. Ekibiniz fikirlerini hızla eyleme geçirerek yanıt sürenizi kısaltabilir.
- Artan varlık ve kar koruması: Çoğu iş kesintisi, gelir kaybına neden olur. Bir tedarikçinin kaybı, ürünlerin teslim edilmesini imkansız kılar ya da bir veri ihlali müşterileri rakiplerinize yönlendirirse, alt sınırınıza zarar verirsiniz. Bir İSYS ile, olaylar sırasında müşterilerinize hizmet vermeye devam etmek için stratejiler yoluyla karınızı koruyabilirsiniz. Dahası, doğal afetten kaynaklanan iş kesintileri mülklere ve diğer varlıklara zarar verebilir. Müdahale prosedürleri, varlık hasarını azaltmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, kayıp bir gelir akışına ayak uydurmak için tasfiye edilen varlıkları en aza indirmenize yardımcı olabilirler.
- Korunan itibar: İşletmenizin bir krize nasıl tepki vereceği güvenilirliğinizi etkileyebilir. Büyük ölçekli bir felaket, gönderileri bir aydan fazla geciktirmenize neden olurken, rakipleriniz yalnızca bir hafta geciktirilirse, müşterileriniz fark edecektir. Durum tersine çevrilirse, rakiplerinizin yanıt sürelerini aşarak olumlu bir itibar kazanacaksınız. Olayınız bir sağlık tehlikesi, çevresel hasar veya şirketinizin neden olduğu başka bir zararı içeriyorsa, etkileri hafifletebilir ve halkın gözünde itibarınızı koruyabilirsiniz.
- Tehditlere karşı daha fazla görünürlük: Birçok kuruluş için zorluklardan biri, ne bekleyeceklerini bilmemeleridir. Hangi risklerin mümkün olduğunu ve hangisinin en önemli etkiye sahip olabileceğini bilmiyorlar. Kapsamlı bir risk değerlendirmesi yaparak bu tehditleri ortaya çıkarabilirsiniz. Ayrıca müşterilerinize ve tedarik zincirinize risklerinizi anladığınızı gösterebilirsiniz.
- Daha fazla yönetim katılımı: ISO 22301, kurumunuzda ki liderlerin iş sürekliliği yönetim sistemine büyük ölçüde dahil olmasını gerektirir. Bu taahhüt sayesinde, İSYS’nizin organizasyon genelinde ciddiye alınmasını sağlarsınız.
- İş kesintisi sigortası için daha düşük maliyet: Kapsamlı bir İSYS ile, neyle başa çıkmaya hazır olduğunuzu bilirsiniz. İç kaynaklarınızla olayları önleyebilir ve bunlardan kurtulabilirsiniz. Gereksiz poliçeleri güvenle ortadan kaldırabilir, sigorta oranlarınızı düşürebilirsiniz.
- Gösterilen yasal uygunluk: Genel olarak, iş kesintileri yasal gereklilikleri askıya almaz. Hatta bazı olaylar daha fazla yasal gerekliliği tetikleyecektir. İş sürekliliği stratejileriniz, zor zamanlarda düzenlemelere uymanıza ve değişen yasalara yanıt olarak yeni politika ve prosedürleri hızla uygulamanıza yardımcı olabilir.
- Kanıtlanmış ticari kimlik bilgileri: Başka kuruluşlara tedarik ederseniz, ISO 22301 sertifikası ile daha fazla fırsatın kilidini açabilirsiniz. Pek çok tedarik departmanı, kendi iş kesintilerini azaltmanın bir yolu olarak sertifikasyona ihtiyaç duyar. Ayrıca, iş sürekliliğini koruyabileceğiniz ve müşterileriniz için daha küçük bir risk oluşturabileceğinizin kanıtıyla güvenilirlik kazanacaksınız.
