Rekabetçi global pazarda, kuruluşların beraber çalışmayı tercih edebileceği birçok seçenek vardır. Tedarikçi ararken karşılaşılan bu durum, tedarikçi denetimleri sayesinde kolaylaştırılabilir.
Tedarikçi Denetimi Nedir?
Bir tedarikçinin sağlık, güvenlik, iş sürekliliği, bilgi güvenliğine verdiği önem ve doğru üretim süreçleri dahil olmak üzere endüstri düzenleme uygulamalarını kullanımını inceler.
Genel olarak, bir tedarikçinin denetlenmesi, çeşitli uygulamalarla geniş bir alanı kapsar. Bu nedenle, genellikle müşterinin gereksinimlerine göre talep edilir. Tedarikçi denetim süreci, gıdadan elektrikli ürünlere kadar her sektör için farklılık gösterebilir.
Tedarikçi Denetimini Kim Yürütür?
Tedarikçi denetim süreci genel olarak, durum tespiti incelemesinin veya yıllık incelemesinin bir parçası olarak satın alma veya kalite departmanından sorumlu biri tarafından yönetilen alıcı organizasyonun dahili bir ekibi tarafından başlatılır. Dahili ekip daha sonra tedarikçilerden hangi bilgilerin toplanması gerektiğini ve gerçek denetim sürecinin şirket içinde mi yoksa harici olarak mı yapılması gerektiğini belirleyecektir.
Genel olarak tedarikçi denetimleri, tarafsız bir üçüncü taraf denetleme şirketi tarafından yürütülür ve bu kuruluş, belirli kalite standartları ve müşterinin gereksinimleri ile ilgili olarak alıcı adına tedarikçinin uygunluğunu değerlendirir.
Tedarikçinin standartlara uygun olduğundan emin olmak için tedarikçi denetimleri iki yılda bir yapılmalıdır.
Neden Tedarikçi Denetimi Yapılmalı
- Kalite, operasyonel, yapısal, güvenlik ve etikle ilgili riskleri belirlemek ve önlem almak için,
- Tedarikçinin kalite yönetim sisteminin kendi tedarik zincirinize uygun olduğunu doğrulamak için,
- Tedarikçinizin kaynak kullanımı ve operasyonel politikalarının tam resmini görmek için,
- Tedarik zincirinizde güvenli ve etik çalışma koşulları sağlamak için,
- Yapısal güvenlik, etik uygunluk, kalite yönetimi çevresel etki ve güvenlik konularında yasal gereksinimlere uymak için,
- Marka imajınızı koruma ve iyi bir kurumsal yurttaşlığı vurgulamak için
Tedarikçi denetimi türleri nelerdir ?
Tedarikçi denetimleri süreç ve uygunluk denetimleri olarak ikiye ayrılabilir. (2. taraf denetimler kurumların mal veya hizmet aldıkları tedarikçi firmalarına yaptırdıkları denetimlerdir). Bir süreç denetiminde, operasyonel prosedürler ve süreçler özel olarak değerlendirilir. Burada odak noktası, önceden tanımlanmış süreçlere uygunluktur. Uygunluk denetimlerinde ise tedarikçinin tanımlanan gereksinimleri karşılama derecesi incelenir.
Süreç denetimleri, özellikle risk değerlendirme ve şirketiniz için zayıf nokta analizi olarak hizmet eder. Bu, örneğin tedarik darboğazları veya bir tedarikçiden kaynaklanabilecek olası risk durumlarında uygulanabilir. Ek olarak, potansiyel yeni tedarikçileri denetlemek ve değerlendirmek, onları müşteri gereksinimlerinize göre nitelendirmenin ve kendi üretim sürecinizi stabilize etmenin iyi bir yoludur.
Tedarikçilerin değer yaratma süreçlerine ayrıntılı erişim, genellikle eksiklikleri ve iyileştirme potansiyelini ortaya çıkarır. Böylece elde edilen önlemler, şirketinize önemli rekabet avantajları sağlar.
Uygunluk denetimleri, şirketinizin düzenleyici yükümlülüklerine uymaya odaklanır. Bununla birlikte, insan hakları ve çalışan hakları, iş güvenliği veya çevre koruma gibi sürdürülebilirlik konularına ilişkin gereklilikler de pazarla ilgili örneklerdir. Gereksinimler kataloğu aşağıdaki karaktere sahip olabilir:
- müşteriye özel gereklilikler
- standart ile ilgili gereklilikler
- yasal, düzenleyici gereklilikler
Tedarikçi denetimi nasıl yapılır?
Tedarikçi denetimleri aşağıdaki süreci takip edecektir:
- Ön denetim Anketi ve ziyareti. Bilgi toplayın (süreçler ve prosedürler dahil ve amaç ve hedefleri belirleyin),
- Denetim ekibi seçimi,
- Denetim bildirimi,
- Açılış toplantısı,
- Denetim performansı,
- Bilgilendirme (kısa bilgilendirme) toplantısı,
- Rapor ve takip.
3 Tür Tedarikçi Denetimi Nedir?
Ayrıca tedarikçi denetimlerini üç geniş kategoriye de ayırabiliriz (3. taraf denetimler bağımsız organizasyonlar tarafından yapılan denetimlerdir).
- Duyurulan Tedarikçi Denetimleri (Haberli),
- Habersiz Denetimler,
- Masaüstü Denetimleri.
1. Duyurulan Tedarikçi Denetimleri (Haberli
Haberli tedarikçi denetimleri, yapılmadan önce tedarikçiye bir bildirimde bulunur. Denetlemeden önce her iki taraf da bu konuda anlaşarak geniş bir hazırlık süresi sağlar. Bu tarz etkili olsa da tedarikçi denetlenmeden önce süreçlerini gözden geçirme ve iyileştirme fırsatına sahip olduğundan şeffaflıktan biraz yoksun olabilir.
2. Habersiz Tedarikçi Denetimleri
Bir tedarikçi üzerinde habersiz denetimler, denetimi tedarikçiyle önceden görüşmeden veya onlara denetim tarihi hakkında önceden bilgi vermeden gerçekleştirilir. Bu, alıcıya günlük operasyonlar ve yerinde kullanılan uygulamalar hakkında fikir verirken, hiçbir şeyin kurcalanmadığından veya önceden hazırlanmadığından emin olduğundan (bu, duyurulan ziyaretler sırasında gerçekleşebilir) trend olan bir denetim yöntemidir.
3. Masaüstü Tedarikçi Denetimleri
Masaüstü denetimleri, bir müfettişin tedarikçinin tesisini şahsen ziyaret etmesini gerektirmez. Bunun yerine, bu denetimler tedarikçinin belgelerinin ve sertifikalarının güncel olduğunun doğrulanmasına odaklanır. Bunlar, tedarikçiyle iş birliği yapan kuruluş ve sektörü düzenleyen yönetim organları tarafından belirlenen gerekli ve üzerinde anlaşılan seviyeye uygun olduklarından emin olmak için kalite yönetim sistemlerini onaylayan ISO 9001 sertifikası gibi şeyler olabilir.
Tedarikçi Denetimini Nasıl Gerçekleştirebilirsiniz?
Bir tedarikçi denetimi gerçekleştirme prosedürü genellikle tedarikçinin ticari uygulamalarını, mali geçmişini ve ürün kalitesini incelemeyi içerir. Ancak her zaman alıcıların ihtiyaçlarına göre talep edilir. Bu nedenle tedarikçi denetimleri arasında farklılık gösterebilmektedir. Ancak genel olarak standart bir kılavuz kullanılmaktadır.
1. Denetim Öncesi Anket ve Ön Teftiş Toplantısı
Genellikle tedarikçi ve prosedürler hakkında bilgi toplayan ön denetim anketleriyle başlar. Ardından, her iki tarafın da denetim sürecini tartıştığı ve yapılacak herhangi bir değişiklik üzerinde anlaşarak, denetim sürecinden önce net bir amaç ve hedefler listesi sağladığı bir ön teftiş toplantısı gelir.
2. Takım Seçimi
Buradan denetim türüne en uygun ekip oluşturulacaktır. Bu personel, uzmanlıklarına ve tedarikçi denetimi türü hakkındaki bilgilerine göre seçilir.
3. Denetimin Tedarikçiye Bildirilmesi
Tedarikçiye hazırlanmaları için yazılı olarak (birkaç ay önceden haber verilerek) bir bildirim verilir. Yazılı bildirimler ayrıca şunları içerir:
- Denetimin amacı,
- Denetim programı,
- Denetçilerin isimleri ve detayları
4. Ön Teftiş Toplantısı
Bu, denetçilere kısa bir giriş yapılmasını ve denetim programında yapılacak herhangi bir değişikliğin nihai hale getirilmesini içerir.
5. Tedarikçi Denetiminin Yürütülmesi
Toplantı ertelendikten sonra, denetçilerin orijinal amaç ve hedeflere dayalı bir tedarikçi denetim kontrol listesi kullanarak brifingi her yönüyle inceleyecekleri denetim başlayacaktır. Bu kontrol listesi, tetkikin bulgularını kaydeden bir gözlem sayfası olarak doldurulur.
6. Bulguların Raporlanması ve Denetimin Kapatılması
Denetim tamamlandıktan sonra, denetçiler bulguları karşılaştıracak ve tartışacaktır. Bundan sonra, incelemeye dayalı bir rapor oluşturacaklardır. Bu rapor, tedarikçinin belirli gereksinimlere uyup uymadığının değerlendirilmesini ve iyileştirmeler için geri bildirimi içerir.
Bir Tedarikçiyi Kendi Başınıza Nasıl Denetleyebilirsiniz?
Uygun bilgi veya deneyime sahip değilseniz, bir tedarikçiyi tek başına denetlemek zor olabilir. Ancak, daha sağlam bir denetim yapılmasına yardımcı olabilecek, bilinmesi gereken bazı faktörler vardır. Bunlar şunları içerir:
Müşteri Şikayetlerini Araştırma
Müşteri şikayetlerini analiz etmek, belirli bir tedarikçiyle ilgili temel tehlike noktalarını anlamak için harika bir başlangıç noktası olabilir. Yeni bir tedarikçinin veya şirketin işletmeniz için doğru olup olmadığına karar vermeye çalışırken, sağlayıcının önceki müşterilerine veya resmi olarak iletilen şikayetlere soru sormak, hizmetteki başarısızlıklar hakkında fikir verebilir. Bu şikayetler içerisinde tekrarlayıcılık varsa ürün veya hizmetin standarda uygun olmadığına işaret edebilir.
Bir Tedarikçinin Dış Kaynak Kullanıp Kullanmadığını Kontrol Edin
Tedarikçiler genellikle siparişleri tamamlamak ve müşterilere hizmet sağlamak için işleri taşeronlara yaptırabilir. Tedarikçilerin buna uygulayıp uygulamadığını anlamak, performanslarını ve nihayetinde nihai ürünlerini netleştirmeye yardımcı olabilir.
Alt yüklenici kullanıp kullanmadıklarını ve kullanıyorlarsa kuruluşunuzun gereksinimleriyle uyumlu geçerli kalite anlaşmaları olup olmadığını sormak önemlidir. Bu anlayışın yanı sıra, tedarikçi ile alt yüklenicisi arasındaki ilişki, ilişkinin zayıf olması durumunda olası sorunlar oluşturabilir.
Tedarikçi Denetimlerinin Faydaları Nelerdir?
Şirketler tedarik zincirlerinin boyutunu büyütürken, uygun tedarikçinin seçilmesi çok önemlidir. Bir tedarikçinin itibarı ve kalitesi, işin sorunsuz yürümesini ve olası sorunları veya riskleri azaltmasını sağlayacaktır. Bu nedenle, karar verme sürecine yardımcı olmak için tedarikçilerin denetlenmesi esastır.
Bir tedarikçi denetimi uygulamasının faydalarından bazıları şunlardır:
1. Denetim Potansiyel Riskleri Ortaya Çıkarır
Bir tedarikçi denetimi, nakliye, üretim ve kalite dahil olmak üzere tüm üretim süreçlerini gözden geçirebilir. Boşluklar hakkında fikir verebilir ve bunların bir müşteriye teslimatta herhangi bir soruna neden olup olmayacağını kontrol edebilirler. Bu nedenle potansiyel olarak üründeki gecikmeleri veya deformasyonları azaltır.
2. Müşteri Memnuniyetini Artırır
Bir kuruluş, müşterilerin itibarına güvenir. Bu, kendilerine sunulan ürünlerin kalitesiyle yapılır. Güçlü standartlar uygulamak ve bir tedarikçinin bunları takip etmesini sağlamak, müşteri memnuniyetinin korunmasını sağlar. Bir tedarikçi denetimi, herhangi bir ürün kalitesi veya güvenlik sorununu potansiyel olarak azaltmak için bir tedarikçinin kalite kontrol süreçlerinde yardımcı olabilir. Aynı zamanda bir kuruluşun tedarikçinin performansını ölçmesinin bir yoludur.
3. Tedarikçilerle İletişim Kurmaya Yardımcı Olur
Bir tedarikçi denetimi aynı zamanda bir tedarikçi ile güçlü iletişimi geliştirmenin ve sürdürmenin bir yoludur. Tedarikçilerin faaliyetlerinin net bir şekilde görülebilmesi ve anlaşılması, iyileştirmelere ve iş ilişkisine yardımcı olabilir. Düzenli olarak planlanmış denetimler, hedeflere ulaşılmasını ve kuruluşun ihtiyaçlarına bağlı olarak sürekli olarak geliştirilebilmesini sağlar.
Tedarikçi denetimi ne kadar sürer?
Tedarikçi yönetimi karmaşıktır. Değerlendirme kataloğunun kapsamına ve derinliğine bağlı olarak, bir tedarikçi denetimi bir günden birkaç haftaya kadar sürebilir. Bir tedarikçi denetiminin tekrarlanma sıklığına ilişkin kararınız da önemli bir rol oynar.
Tedarikçi denetimi için ISO standardı nedir?
ISO 9001, bir kalite yönetim sistemi (KYS) için uluslararası standarttır ve ISO 9001 standardının 9.2 maddesi uyarınca düzenli olarak iç denetimlerin yapılmasını gerektirir. Denetçilerin bu denetimleri yürütmek için eğitilmeleri ve kalifiye olmaları gerekir. ISO 9001:2008 alt maddesi 7.4. 1, tedarikçilerin seçimi, değerlendirilmesi ve yeniden değerlendirilmesi için kriterlerin kayıtlarının tutulması gerekiyordu. ISO 9001:2015 için artık izleme ve ölçüm faaliyetlerinin uygun noktalarda yapılmasını sağlamak için açık bir gereklilik vardır.
Tedarik sözleşmesindeki cezai şart nedir?
Genel olarak, bir ceza maddesi, uygulanan cezanın ihlalin bir sonucu olarak neden olduğu gerçek kaybı önemli ölçüde aştığı durumlarda, sözleşmeden doğan bir ihlal nedeniyle temerrüde düşen bir tarafı cezalandırmayı amaçlayan bir sözleşme maddesidir.
Bu konuda hakkında sorularınıza yanıt bulmak ve denetim süreci hakkında daha fazla bilgi almak için sales@cfecert.co.uk adresine e-mail gönderebilirsiniz.
