Belgelendirme kuruluşunu değiştirmek için bazı şartlar bulunmaktadır:
- Sahip olunan sertifikanın akredite bir sertifika olması
- Sahip olunan sertifikanın geçerliliğinin devam ediyor olması
- Açık durumda major uygunsuzluk bulunmaması
- Mevcut belgelendirme kuruluşunun ilgili akreditasyonunun devam ediyor olması
- Mevcut sertifika üzerinde belirtilmiş olan kapsamın hem mevcut hem de sertifikayı devralacak olan belgelendirme kuruluşlarının akreditasyon kapsamı dahilinde olması
Sertifikayı devralacak olan belgelendirme kuruluşu tarafından talep edilecek olan bilgi ve belgeler
Mevcut sertifikanın son belgelendirme çevrimine ait tetkik raporlarının transferi alacak olan belgelendirme kuruluşuna gönderilmesi.
Sertifikayı devralacak olan belgelendirme kuruluşu temin ettiği bilgi ve belgeler doğrultusunda transferin uygunluğunu belirlemek amacıyla bir değerlendirme yapar. Bu değerlendirme sırasında kuruluşa ziyaret yapılması gerekebilir. Tüm gözden geçirmelerin tamamlanmasının ardından belgelendime hizmetleri sözleşmesi imzalanır.
Transfer işlemleri başvuru zamanlamasına göre iki farklı şekilde gerçekleştirilir:
- Eğer transfer mevcut üç yıllık belgelendirme çevrimi içindeki herhangi bir tetkikin zamanlamasına denk gelmişse (gözetim tetkiklerinden biri veya sertifika süresinin bitişi yaklaştığında yapılması gereken yenileme tetkiki) gerçekleştirilmesi gereken tetkik mevcut belgelendirme kuruluşu yerine sertifikayı devralan belgelendirme kuruluşu tarafından yapılır. Tetkik sonucuna uygun şekilde rapor gözden geçirme ve uygunsuzlukların (varsa) kapatılmasını takiben yeni bir sertifika hazırlanır. Sertifikayı devralan belgelendirme kuruluşu tarafından hazırlanacak olan sertifikanın geçerlilik tarihi mevcut sertifikanın geçerlilik tarihi ile aynı olur. Bu şekilde tetkik periyodu aynen korunmuş olur.
- Transfer işlemleri kuruluşun tetkiklerinin arasında bir zamana denk gelirse sertifikayı devralacak olan belgelendirme kuruluşu başvuruyu alır, transfer uygunluk değerlendirmesini yapar ve yukarıda belirtilmiş olan şartlar doğrultusunda transferin uygunluğuna karar verilirse mevcut sertifikanın geçerlilik tarihi ile aynı olan yeni bir sertifika hazırlanır. Normal tetkik periyodunun zamanı geldiğinde rutin olarak bu tetkik sertifikayı devralan belgelendirme kuruluşu tarafından gerçekleştirilir. Ve belgelendirme çevrimi bu şekilde devam ettirilir.
Transfer işlemleri kapsamında aşağıdaki akreditasyon kuralları da dikkate alınmalıdır:
- Sertifikayı devralan belgelendirme kuruluşu önceki belgelendirme kuruluşu ile iletişime geçerek başvuran kuruluşun beyan etmiş olduğu bilgi ve belgeleri doğrulaması gerekmektedir. Önceki belgelendirme kuruluşu talep edilen bilgileri sağlamakla yükümlüdür.
- Önceki belgelendirme kuruluşunun talep edilen bilgileri vermemesi veya transferi engellemek amacıyla kuruluşun sertifikasını iptal etme gibi girişimlerde bulunması akreditasyon kurallarına aykırıdır.
