2018 yılında güncellenen ISO 19011:2018 hala yürürlüktedir, iç ve dış tetkik programlarının ve tetkikçilerin riske dayalı yönetimi için mükemmel yönergeler sağlar. ISO 19011:2018’in oluşturulmasındaki başlıca itici güçlerden biri, tetkik sürecini yönetim sistemi standartlarında yapılan son revizyonların ardındaki felsefe ve hedefle uygun hale getirmekti.
ISO 19011:2018 Standardı yedi tetkik ilkesini içerir:
- Bütünlük,
- Adil sunum,
- Gereken profesyonel bakım,
- Gizlilik,
- Bağımsızlık,
- Kanıta dayalı yaklaşım,
- Riske dayalı yaklaşım.
Bu ilkeler, etkin bir şekilde uygulandığında, ISO yönetim sistemlerinin tetkiklerinde başarılı bir şekilde yönetmek ve yürütmek için gereken rehberliği sağlar.
Katma değerli tetkik yapmak için uygulamanız gereken en önemli 5 ipucu:
- Tetkik programını işletmenin hedefleriyle uyumlu hale getirin
ISO 19011:2018 Standardının 5. Maddesi, bir tetkik programı oluşturmaktan daha fazlasının olduğunu kabul ederek, bir tetkik programının yönetilmesiyle ilgilidir. Tetkik programı, bir yönetim sisteminin işlevselliğini, karmaşıklığını, olgunluğunu ve bununla ilişkili risklerin ve fırsatların türünü dikkate almalıdır.
- Tetkik planlamasında risk temelli bir yaklaşım benimseyin
ISO 19011:2018 Standardının 6.3.2 Maddesi, tetkik planlaması konusunda rehberlik sağlar. Tetkikçiler, planlamaya risk temelli bir yaklaşım benimseyerek, tetkik hedeflerine ulaşamayan tetkik faaliyetlerinin risklerini göz önünde bulundurabilirler.
- İş için doğru insanlarla çalışın
Tetkik programının amaçlarına ulaşmasında etkili olabilmesi için tetkik faaliyetlerini yürütecek yetkin ve nitelikli tetkikçilere sahip olmanız gerekir. ISO 19011: 2018’deki Madde 7, tetkikçi yeterliliği ve performansının değerlendirilmesini açıklar.
Tetkik ekibinin bilgi veya uzmanlıktan yoksun olması durumunda, bilgi boşluğunu kapatmak için bir teknik uzman kullanılmalıdır. Tetkikçilerin her bir süreçte uzman olmaları gerekmez, ancak kuruluşları anlamaları gerekir;
- Temel organizasyonel hedefler ve sorunlar,
- Yönetim sistemleri ve gereksinimleri,
- Temel iş süreçleri ve birbirlerini nasıl etkiledikleri,
- Her düzeyde risk bazlı yönetim yaklaşımı,
- Düzenleyici çerçeveler.
- Tetkik programını denetleyin
Tetkik sürecinin kendisi denetlenmeli ve diğer tüm süreçler gibi onu iyileştirme fırsatları belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
Tetkik süreci, ideal olarak, denetlenen süreçlerin kapasitesini doğrulamak ve işletme içindeki en iyi uygulamaları belirlemek ve paylaşmak için bir fırsat haline gelir.
- Sadece semptomu tedavi etmeyin
Tetkiklerde uygunsuzluklar tespit edildiğinde;
- Sorunun Tespiti ve Düzeltilmesi,
- Düzeltici eylem,
- Alınan önlemlerle ilgili ortaya çıkan risklerin azaltılması beklenir.
Yukarıdaki eylemlerin tümü önemlidir, ancak kapsamlı bir kök neden analizi de dahil olmak üzere etkili bir düzeltici eylem süreci yürütmek, sürekli iyileştirme sağlamak için kesinlikle hayati önem taşır.
İşletmeler genellikle semptomları tedavi ederek soruna hızlı tepki verir ve bu nedenle sorunu tekrar yaşamaları olasıdır. Bunun yerine, işletme bir adım geri atmalı ve daha geniş sorunu anlamalı, temel nedeni çözmeye çalışmalı ve sorunun tekrarlanmasını önlemelidir.
Tetkikler, yalnızca iş yönetimi işlevlerinizin ve süreçlerinizin işlevsel ve etkili olmasını sağlamaya yönelik bir süreç değildir, aynı zamanda kuruluşunuzun diğer yönetim programlarının ve risk yönetimi süreçlerinin temel durumunu değerlendirmesine, standartlara ve diğer mevzuata uygunluğa yardımcı olmasına olanak tanır.
ISO 19011: 2018, bu hedefler için bir katalizördür ve ayrıca teknolojideki ilerlemelerin, sanal veya uzaktan teknoloji destekli tetkikler gibi tetkik süreci üzerinde sahip olabileceği potansiyel etkileri tanımlar ve ayırt eder.
