İç Tetkik Nedir?
İç tetkik, şirket faaliyetlerinin ve sonuçlarının, planlanan düzenlemelere uyup uymadığının, bu düzenlemelerin etkili olarak uygulanıp uygulanmadığının ve amaca ulaşmak için uygun olup olmadığının sistematik ve tarafsız olarak incelenmesidir.
İç Tetkik sistemin yeterliliğini, uygunluğunu ve etkinliğini ölçmeyi hedefler ve sistemin iyileşmesini amaçlar.
Kuruluşların, ISO 19011 ve ilgili ISO standartına uygun olarak kurulan ve işletilen yönetim sistemlerinde periyodik olarak iç tetkik yapmaları gerekmektedir. Bu süre yılda en az bir kez olarak kabul edilir ve belgelendirme için zorunlu bir süreçtir.
Kimler iç tetkiki yapabilir?
Tetkiki şirket içinden ISO iç tetkikçi eğitimi almış bir çalışan yapabilir ancak organizasyon dışından birinin tetkik yapması; planlama, objektiflik ve zaman yönetimi açısından daha uygun olacaktır.
İç Tetkik Nasıl Yapılır?
İç tetkik 5 aşamadan oluşur;
- Planlama,
- Hazırlık,
- Uygulama,
- Raporlama,
- Takip ve Kapatma
Tetkikçi tarafından ele alınan işin ve bilginin miktarı, bu hedeflerden sapmayı kolaylaştıracak düzeyde olmamalıdır. İç Tetkikçi şirketin hedeflerini yakalaması için mevcut durumu değerlendirebilmek için tetkik esnasında aşağıdaki bilgileri incelemesi gerekmektedir;
- Çalışanlar, (görev ve sorumluluklar, yetkinlikler)
- Prosesler, (girdi ve çıktılar, performans yönetimi)
- Kaynaklar, (ekipmanlar, teçhizatlar, malzemeler)
- Dokümantasyon
İç Tetkikçi Özellikleri
Tetkik sırasında tetkikçinin pozitif, profesyonel ve yapıcı yaklaşımda olması gerekir. Konuyla ilgili olarak tetkikçi ayrıca tetkik edilenlerle işbirliği kurma, açık ve dürüst yaklaşım sağlamaya gayret etmelidir,
Çünkü amaç, çalışandan doğru yanıtı almak, çekinip saklanmasını önlemektir. Temel amacımız, sistemi iyileştirmektir.
Bu hedefleri sağlamak için tetkikçinin;
- İşin sorumlusu ile temas kurması,
- Çalışanlar görevini yaparken izlemesi,
- Gerektiğinde ziyaretin amacını açıklaması,
- Sakin ve kibar olması,
- Karşısındakini rahatlatması,
- Sürekli olarak konuşmaması,
- Üstün bir görünüm sergilememesi,
- Anlaşılır bir şekilde konuşması,
- Beden diline dikkat etmesi,
- Not tutması,
- Hiçbir ipucunu kaçırmaması,
- Geçmekte olan zamanın farkında olması,
- Kendi örneklerini toplaması,
- Tetkik edilen yerin kültürüne dikkat etmesi gerekir.
Tetkikçi tetkik esnasında tüm duyularını kullanmalıdır. Tetkikçiler, objektif delilleri incelemeli ve bulgularını, soru listeleri ile ilişkilendirmeli ve kaydetmelidir. Ayrıca tetkik edilen alan veya prosesin gerçek fiziksel şartları ve bulgu hakkında kesin bir tanımlama yaparak tüm etkilerini göz önüne alması gerekir. Sistem yaklaşımını akılda tutarak, elde edilen bulgunun sistemin hangi parçalarını etkileyebileceğini düşünmelidir.
Tetkikçi şunları yapmamalıdır:
- İyi bir hazırlık yapmadan tetkike gitmek,
- Tetkik konusundan uzaklaşmak,
- Sizi yönlendirmelerine izin vermek,
- Tetkik edilenin sizi aşırı bilgi ile boğmasına izin vermek,
- Tetkik temposunu tetkik edilene bırakmak,
- Öneride bulunmak,
- Varsayımda bulunmak,
- Tahmin etmek,
- Tartışmak.
Nasıl İç Tetkikçi Olunur?
İç tetkik, bir Yönetim Sisteminin sürdürülmesi ve belirtilen gerekliliklere uygunluğun değerlendirilmesi için temel faaliyetlerden biridir. Sürekli İyileştirmenin ISO Yönetim İlkelerinden biri olmasıyla birlikte, iç tetkik uyumun ötesine geçer ve iş geliştirmenin temel itici güçlerinden biri haline gelir.
Öncelikle hangi standartta iç tetkik yapmak istediğinize geçmiş iş tecrübeniz ve aldığınız eğitimleri göz önünde bulundurak alacağınız eğitimlere karar vermelisiniz.
Karar verdikten sonra ilgili standartın 2 günlük iç tetkikçi eğitimine katılarak tetkik detayları ve uygulaması hakkında bilgi edinmelisiniz. Bu eğitimlerde aşağıdaki konular incelenmektedir;
- İlgili Yönetim Sistemleri hakkında bilgi,
- ISO 19011: 2018’e göre yönetim sistemi denetimi yönergeleri
- Tetkik faaliyetlerinin yürütülmesi
- Tetkik bulgularının oluşturulması,
- Riskleri ve fırsatları ele alan eylemler,
- Enerji Yönetim Sistemi İç tetkikçisi özellikleri,
- Gereksinimler ve kanunlar,
- Tetkik planlaması,
- Tetkik soru listesi hazırlama,
- Tetkik uygulama esasları,
- Tetkik raporlama ve takip
İç tetkik faaliyetlerimiz ve eğitimlerimiz hakkında detaylı bilgi için info@cfecert.co.uk adresinden veya 0 212 951 05 33 numaralı telefondan bizimle iletişime geçebilirsiniz.
