Gap Analizi Nedir?

Boşluk Analizi (Gap Analysis) Nedir?

Boşluk (gap) kavramı, “olduğumuz yer” (mevcut durum) ile “olmak istediğimiz yer” (hedef durum) arasındaki farkı ifade eder.

Gap analizi; ihtiyaç analizi, ihtiyaç değerlendirmesi veya ihtiyaç boşluk analizi olarak da adlandırılabilir.

Boşluk/Gap analizi farklı seviyelerde gerçekleştirilebilir:

• Stratejik düzey: Yapılan işin durumunu veya düzeyini endüstri standartları ile karşılaştırmak için gerçekleştirilir.

• Operasyonel düzey: İşletmenin mevcut durumunu veya performansını istediğiniz çıktılarla karşılaştırmak için yapılır.

Gap analizi, ürünün veya hizmetin nerede olduğunu ve daha iyisi için nelerin eksik olduğunu belirlemek için önemlidir. Ayrıca, pazardaki konumu güvence altına almak ve benzer bir ürün sunabilecek diğer tüm rakiplere karşı zorlu bir mücadele vermek için ürünün nerede olması gerektiğini anlamada kritik bir rol oynamaktadır.

Boşluk /Gap Analizi Uygulamaları

Gap analizi farklı uygulamalarda veya süreçlerde farklı yöntemler veya yaklaşımlar kullanılarak yapılabilir.

Gap analizi; büyük, küçük tüm ölçeklerdeki kuruluşlar tarafından kullanılabilir.

Bu stratejiden yararlanabilecek alanlar için bir sınır yoktur; satış, kalite kontrol, finansal performans, insan kaynakları, çalışan memnuniyeti gibi süreçlerde bu analizden yararlanılabilir. Uyum girişimlerinde ise belirli düzenlemelerin gerektirdiği alanlarda, bu düzenlemelere uyum sağlamak için mevcut süreçte yapılan çalışmaları karşılaştırabilme imkânı sunar. Sektörlere göre örnek analizler aşağıdaki gibidir;

Bir Banka İçin Gap Analizi Nedir?

Bankacılık sektöründe Gap analizi, varlık ve yükümlülük dengesine bakarak riski değerlendirir. Analiz, negatif bir boşluk (yükümlülüklerin varlıkları aştığı zaman) veya pozitif bir boşluk (varlıkların yükümlülükleri aştığı zaman) olup olmadığını belirler. Bankacılık açığı analizi potansiyel faiz oranı değişikliklerini hesaba katmaz ve genellikle yakın gelecekteki zaman dilimlerine (bir ay sonra, üç ay sonra) odaklanır, dolayısıyla sınırlı bir araçtır.

İlaç Sektöründe Gap Analizi Nedir?

İlaç endüstrisindeki Gap analizi (aynı zamanda doğrulama boşluk analizi olarak da bilinir), bir şirketi etkileyen düzenleyici gereklilikler ile bir şirketin halihazırda kullanmakta olduğu uygulamalar ve süreçler arasındaki farka bakılmaktadır.

Bilgi teknolojisinde Gap analizi Nedir?

Bilgi teknolojisinde Gap analizi raporları genellikle proje yöneticileri ve süreç iyileştirme ekipleri tarafından operasyonel iyileştirme yapmak için bir eylem planının başlangıç noktası olarak kullanılır. Aynı zamanda fiili iş performansının kıyaslanmasına da yardımcı olur ve böylece optimal performans seviyelerine göre ölçüm yapılmasını sağlayabilir.

Performans gap’leri, üretkenlik ve verimlilik analizleri, tedarik zinciri süreçleri, müşteri memnuniyeti ve şikayetlerinin yönetimi, gelirleri artırma gibi farklı iş alanlarında ölçülebilir.

Gap /Boşluk Analizi Nasıl Gerçekleştirilir?

Öncelikle değerlendirilecek alanı belirlemeli ve ideal sonucunu belirtmelisiniz. Daha sonra mevcut durumunu analiz etmeli ve bunu ideal sonuçlarla karşılaştırıp ve farkı ölçmelisiniz. Sonuçları değerlendirerek aradaki farkı kapatacak şekilde bir plan yapmalısınız.

Daha büyük organizasyonlarda boşluk analizi süreci genellikle iş analistlerinin, proje yöneticilerinin, süreç iyileştirme ekiplerinin veya yönetimin sorumluluğundadır. Ancak biraz eğitim ve iyi tasarlanmış bir boşluk analizi şablonuyla herkes bu süreçte iyi sonuçlar alabilir.

Bazı kuruluşların halihazırda takip etmesi gereken ana hatları çizilen veya şirket büyüdükçe değiştirilebilen bir süreci olabilir. Ancak boşluk analizi yapmanın temel adımları aşağıda açıklanmıştır.

1. Adım: Analiz edilecek alanı belirleyin ve gerçekleştirilecek hedefleri belirleyin. Örneğin fabrikanızın neden üretim hedefine ulaşamadığını anlamak isteyebilirsiniz. Amaç, hedeflerin karşılanmamasına katkıda bulunan nedenleri keşfetmek ve nedenlerin nasıl ortadan kaldırılacağına dair öneride bulunmak olacaktır.
2. Adım: Gelecekteki ideal durumu oluşturun. Her şey planlandığı gibi işleseydi nerede olurdunuz?
3. Adım: Mevcut durumu analiz edin. Hedeflerin kaçırılmasına hangi nedenler katkıda bulundu? Örneğin işçiler yeterince iyi eğitilmedi mi? Üretim katında personel sıkıntısı mı vardı? Gerekli malzeme tutarlılığı mevcut muydu? Üretim alanının düzeni işleri yavaşlattı mı?
4. Adım: Mevcut durumu ideal durumla karşılaştırın. Gerçek üretim hedeften ne kadar uzaktaydı? Örneğin saatte 1.000 adet üretmeyi bekliyordunuz ama saatte yalnızca 800 adet üretmeyi mi başardınız, Neden?
5. Adım: Boşluğu tanımlayın ve farkı ölçün. Birim üretim örneğinde (adım 4’te açıklanmıştır), yüzde 20’lik bir açık olacaktır. Potansiyel nedenleri araştırdıktan sonra her birinin boşluğa yaptığı katkının ana hatlarını çizin. Bu örnekte açığın yüzde 5’ine yetersiz eğitimin, yüzde 7’sine personel sorunlarının, yüzde 2’sine malzeme sıkıntısının ve yüzde 14’üne fabrika zemininin verimsiz yerleşiminin neden olduğunu görebiliriz. Şirketler, iyi, orta ve kötü gibi basit bir terminoloji kadar temel olabilecek farkı, 1-50 ölçeği gibi daha ayrıntılı bir şeye kadar ölçmek için diğer derecelendirme sistemlerini kullanabilir.
6. Adım: Önerileri özetleyin ve boşlukları kapatacak plan oluşturun. Neyin değiştirilmesi gerektiğine karar verin ve sorunları düzeltmek için hangi adımların atılması gerektiğini belirleyin. Bu örnekte, analizi gerçekleştiren ekip, düzen sorununun ele alınması en kolay ve en büyük etkiye sahip olacağına karar verebilir ve böylece bu sorunu çözmenin yollarını önerebilir. Daha sonra bu sorunlara yönelik öneriler oluşturmak için tedarik zinciri ve personel ekipleriyle birlikte çalışılabilir. Sonuçlar özetlenerek, iyileştirmeleri gereken planların yönetime sunulması gerekmektedir.

Gap/Boşluk Analizi Araçları Nelerdir?

Boşluk analizi yaparken hangi alanların, öğelerin ve süreçlerin analiz edileceği ve hangi önerilerin benimseneceği konusunda dikkatli olunmalıdır. Yaptığınız değişikliklerin diğerlerini etkileyeceği unutulmamalıdır. Hedeflerinizin spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, alakalı ve zamana bağlı (SMART) olduğundan emin olmak zorundasınız.

Süreci basitleştirmek için boşluk analiziniz için Nadler-Tushman Modeli ve PESTEL gibi araçlar kullanabilirsiniz. Aşağıda listelenen her model hem keşfettiğiniz nedenler hem de önerdiğiniz çözümler için bir düzenleme ilkesi olarak kullanılabilir.

• McKinsey 7S Modeli

McKinsey modelinin yedi kategorisi vardır: strateji, yapı, sistemler, paylaşılan değerler, beceriler, stil ve personel. İlk üçü “sert”, geri kalanı ise “yumuşak” olarak kabul edilir.

Yanlış hizalamanın bir örneği, bir üretim hattının tam kapasitede çalışması için 20 kişiye ihtiyaç duyması, ancak başka bir vardiyada yalnızca 15 kişinin müsait olması olabilir. Bu durumda sistem ve personel arasında bir uyumsuzluk söz konusudur.

• Nadler-Tushman Uyumluluk Modeli

Bu model bir şirketin performansını dört alana ayırır: iş, insanlar, yapı ve kültür. Her alanın güçlü ve zayıf yönlerini not edilir ve ardından bunları diğer alanlarla karşılaştırılır. Amaç, her alanda yapılan çalışmanın diğerlerini destekleyip desteklemediğini ortaya çıkarmaktır.

Örneğin, bir uyum grubu görevlerini üst düzeyde yerine getiriyorsa ve şirketin belirli yasa ve düzenlemelere uymadığı alanlar buluyorsa ancak şirket organizasyonunun bu değişiklikleri uygulayacak herhangi bir yolu yoksa, kişiler ve yapı bu değişiklikleri uygulamamaktadır.

• SWOT Analizi

SWOT, güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler anlamına gelen bir kısaltmadır. Bazı uzmanlar boşluk analizini ve SWOT analizini ayrı araçlar olarak görselerde, SWOT hem nedenleri hem de önerileri organize etmek için yararlı bir araçtır. Boşluk/gap analizi bir risk değerlendirmesi değildir.

• PESTEL Analizi

PESTEL başka bir kısaltmadır ve politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, çevresel ve yasal anlamına gelir. Bağımsız bir analiz olabileceği gibi, bir şirket bunu bir boşluk/Gap analizi aracı olarak da kullanabilir.

• Kılçık Diyagramı

Balık kılçığı diyagramı, Japon kalite kontrol uzmanı Kaoru Ishikawa tarafından oluşturulan bir araçtır. Yöntem, yukarıdaki diğer çerçevelere benzer şekilde sorun nedenlerini belirlemek ve bunları kategorilere ayırmak için tasarlanmıştır.

İşletmeler Neden Boşluk/Gap Analizi Yapar?

İşletmeler bulundukları yer ile olmak istedikleri yer arasındaki farkı tespit etmek için boşluk analizleri yaparlar. Bu farklılıkları değerlendirmek, nedenleri belirlemek ve açığı kapatmak için gerekli adımları bildirmek için boşluk analizini kullanabilirsiniz.

Bir şirketin boşluk analizi yapmasının bazı nedenleri aşağıda verilmiştir:

• Kıyaslama: Sonuçların dış kriterlerle karşılaştırılması.

• Portföy Analizi: Yeni satış fırsatları aramak için ürün portföyünü inceleyen bir şirket, satılacak yeni ürünleri belirlemek için boşluk analizini kullanabilir.

• Kârlar: Tahmin edilen kâr yüzdesine ulaşılamazsa, şirket neyin yanlış gittiğini ve bunun planlama aşamasında mı yoksa uygulama aşamasında mı olduğunu belirlemek için bir boşluk analizi kullanabilir.

• Süreçler: Bir boşluk analizi, süreçlerin eksikliklerini ortaya çıkarmaya yardımcı olabilir, böylece gerçek sonuçlar beklenen sonuçlarla eşleşir.

• Performans Göstergeleri: Yeni müşteri kazanımı, ortalama sipariş tutarı veya yatırım getirisi (ROI) gibi temel performans göstergelerine de boşluk analizi uygulanabilir.

• Kullanım Boşlukları: Kullanım boşluğu, bir ürün veya hizmetin mevcut pazar büyüklüğü ile potansiyel pazar büyüklüğü arasındaki farktır. Bu alandaki boşluk analizi, bir kuruluşun neden tam potansiyele ulaşamadığını görmesine yardımcı olabilir.

CFECERT, işi her yerden planlamayı, kaydetmeyi, yönetmeyi ve raporlamayı kolaylaştırarak ekibinizin daha etkili olmasına ve daha fazlasını yapmasına yardımcı olur.

Ekibinizin ihtiyaçlarını karşılamak ve bu ihtiyaçlar değiştikçe uyum sağlamak üzere tasarlanmış esnek bir platformla çalışanlarınızın daha da ileri gitmesine olanak sağlamak için bize sales@cfecert.co.uk adresinden ulaşabilirsiniz.