(PCDA) Sürekli İyileştirmenin Temelini Oluşturan Yönetim Yaklaşımı
“Tüm başarısızlıkların %94’ü sistemin sonucudur, insanların değil.”
W. Edwards Deming
Bu cümle, kalite yönetiminin modern yönetim anlayışının da en çok alıntılanan ifadelerinden biridir.
Dünyaca tanınmasının başlıca nedenlerinden biri, yönetim becerileriyle büyük şirketlere, hatta tüm uluslara yardım edebilme ve onları dönüştürebilme yeteneğiydi. Japonya’da en etkili Batılı yönetim gurusu olarak kabul ediliyordu. Deming’e göre bir organizasyonda yaşanan problemlerin büyük çoğunluğu çalışanlardan değil, çalışanların içinde bulunduğu sistemlerden kaynaklanır. Süreçler doğru tasarlanmadığında en yetkin ekipler bile beklenen performansı gösteremez. Buna karşılık, iyi tasarlanmış ve sürekli geliştirilen sistemler hem hataları azaltır hem de sürdürülebilir başarıyı destekler.
Bu düşünce, bugün ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27701 ve ISO/IEC 42001 gibi yönetim sistemi standartlarının temelini oluşturan sürekli iyileştirme anlayışının da çıkış noktasıdır.
Peki, bugün neredeyse tüm yönetim sistemlerinde kullanılan PDCA (Plan-Do-Check-Act) yaklaşımı nasıl ortaya çıktı?
Bir Dönüşümün Başlangıcı
1950 yılında Japonya, II. Dünya Savaşı’nın ardından sanayisini yeniden inşa etmeye çalışıyordu. Üretim kapasitesinin yeniden oluşturulması kadar önemli olan bir diğer konu ise kaliteye duyulan güvenin yeniden kazanılmasıydı. O dönemde “Made in Japan” ifadesi, uluslararası pazarda düşük kaliteli ve ucuz ürünlerle ilişkilendiriliyordu.
Japon Bilim İnsanları ve Mühendisleri Birliği (JUSE), Amerikalı istatistikçi ve yönetim danışmanı W. Edwards Deming’i Japonya’ya davet etti. Deming’in verdiği eğitimler, kalite kontrol yöntemlerinin yanı sıra yönetim anlayışını da değiştirdi. Süreçlerin ölçülmesi, verilerle yönetilmesi ve sürekli geliştirilmesi fikri, kısa sürede Japon sanayisinin temel çalışma prensiplerinden biri hâline geldi.
Ancak PDCA’nın temelleri Deming’den daha önce atılmıştı
PDCA’nın Kökeni
PDCA yaklaşımının ilk temelleri, 1920’li yıllarda Bell Laboratories’de çalışan Walter A. Shewhart tarafından geliştirilen istatistiksel kalite kontrol çalışmalarına dayanır. Shewhart, süreçlerin yalnızca sonuçlarının değil, süreç boyunca oluşan değişkenliğin de izlenmesi gerektiğini savunuyor ve bunu döngüsel bir yaklaşımla ele alıyordu.
Deming ise bu yaklaşımı geliştirerek kalite kontrolün ötesine taşıdı. Sürekli iyileştirme fikrini üretim süreçlerine ve organizasyonların tamamına uygulanabilecek bir yönetim modeli hâline getirdi.
Bugün dünya genelinde Deming Döngüsü olarak bilinen PDCA yaklaşımı, bu çalışmaların sonucunda yaygınlaşmıştır.PDCA, süreçlerin planlanması, uygulanması, değerlendirilmesi ve geliştirilmesini sağlayan dört aşamalı bir yönetim modelidir.
Model doğrusal değildir. Dördüncü adım tamamlandığında süreç yeniden planlama aşamasına döner ve döngü sürekli devam eder. Böylece organizasyonlar mevcut performanslarını korumak yerine her döngüde daha iyi sonuçlar elde etmeyi hedefler.
- Plan (Planla)
Her iyileştirme çalışması doğru soruları sormakla başlar.Bu aşamanın amacı, mevcut durumun doğru analiz edilmesini sağlayacak güvenilir verileri toplamaktır.
Bu kapsamda;
- Mevcut süreç performansı analiz edilir,
- Problemin temel nedenleri araştırılır,
- Pareto Analizi, Ishikawa (Balık Kılçığı) Diyagramı ve 5 Neden (5 Whys) gibi yöntemlerden yararlanılır,
- SMART kriterlerine uygun hedefler belirlenir,
- Kaynaklar, sorumluluklar ve zaman planı oluşturulur.
İyi bir plan, sonraki aşamaların başarısını doğrudan etkiler.
- Do (Uygula)
Plan oluşturulduktan sonra çözüm doğrudan tüm organizasyonda uygulanmaz.Öncelikle kontrollü bir ortamda test edilir.
Bu aşamada;
- Pilot uygulamalar gerçekleştirilir,
- Çalışanlara gerekli eğitimler verilir,
- Uygulama süreci ayrıntılı olarak dokümante edilir,
- Performans verileri düzenli olarak toplanır.
Amaç, olası riskleri erken aşamada görebilmek ve çözümü gerektiğinde geliştirebilmektir.
- Check (Kontrol Et)
PDCA’nın en kritik aşamalarından biri değerlendirme sürecidir.Bu adımda uygulamanın gerçekten hedeflenen sonucu sağlayıp sağlamadığı objektif verilerle ölçülür.
Bu kapsamda;
- Performans göstergeleri analiz edilir,
- Planlanan hedeflerle gerçekleşen sonuçlar karşılaştırılır,
- İstatistiksel yöntemlerle süreç performansı değerlendirilir,
- Başarılı uygulamalar ve geliştirilmesi gereken alanlar belirlenir ve elde edilen bulgular kayıt altına alınır.
Deming’in daha sonraki yıllarda “Check” yerine “Study” ifadesini kullanmayı tercih etmesi de bu aşamanın yalnızca kontrol etmekten ibaret olmadığını, sonuçlardan öğrenmeyi amaçladığını göstermektedir.
- Act (Önlem Al)
Son aşama, elde edilen sonuçların organizasyona kazandırıldığı bölümdür.
- Beklenen sonuçlar elde edilmişse yeni uygulama standart süreçlerin bir parçası hâline getirilir ve kontrollü biçimde yaygınlaştırılır.
- Beklenen performans sağlanamamışsa, uygulama yeniden değerlendirilir, gerekli düzeltmeler yapılır ve süreç tekrar planlama aşamasına döner.
PDCA Günümüzde Nerelerde Kullanılıyor?
PDCA yaklaşımı yalnızca üretim sektörüne özgü değildir. Günümüzde birçok farklı sektörde süreçlerin iyileştirilmesi amacıyla kullanılmaktadır.
- Üretim: Süreç performansının geliştirilmesi, Kaizen uygulamaları ve yalın üretim.
- Sağlık: Hasta güvenliğinin artırılması, bekleme sürelerinin azaltılması ve kaynak yönetimi.
- Yazılım: Agile geliştirme süreçleri, sprint planlamaları ve sürekli iyileştirme çalışmaları.
- Hizmet sektörü: Hizmet süreçlerinin standartlaştırılması ve müşteri deneyiminin geliştirilmesi.
- Kamu kurumları: Hizmet kalitesinin artırılması ve süreç performansının izlenmesi.
Dijital Dönüşüm PDCA’yı Nasıl Etkiledi?
Dijital teknolojiler, PDCA yaklaşımının uygulanmasını daha hızlı ve daha veriye dayalı hâle getirmiştir.
Günümüzde;
- Sensörler ve IoT sistemleri süreç verilerini otomatik olarak toplayabilmekte,
- Simülasyon yazılımları uygulama öncesinde farklı senaryoların test edilmesini sağlayabilmekte,
- Gerçek zamanlı gösterge panelleri süreç performansını anlık olarak izleyebilmekte,
- Bazı dijital sistemler belirlenen kurallar doğrultusunda düzeltici faaliyetleri otomatik olarak uygulayabilmektedir.
Bu gelişmeler, organizasyonların daha kısa sürede karar almasına ve iyileştirme döngülerini daha etkin yönetmesine katkı sağlamaktadır.
PDCA Başarısı Nasıl Ölçülür?
PDCA uygulamalarının etkinliği; döngünün tamamlanma süresi, belirlenen hedeflere ulaşma oranı, çalışanların iyileştirme çalışmalarına katılım düzeyi, sağlanan maliyet tasarrufu, süreç performansındaki gelişim ve elde edilen finansal katkılar gibi performans göstergeleri üzerinden değerlendirilebilir.
Sürekli iyileştirme, başarılı yönetim sistemlerinin temelini oluşturur. Deming’in ortaya koyduğu PDCA yaklaşımı da bugün birçok uluslararası ISO standardının ortak çalışma modelidir ve organizasyonların süreçlerini sistematik olarak geliştirmelerine yardımcı olur.
CFE Academy, ISO yönetim sistemi standartları kapsamında sunduğu eğitim ve belgelendirme hizmetleriyle, kuruluşların uluslararası gerekliliklere uyum sağlamalarını, süreçlerini geliştirmelerini ve sürekli iyileştirme kültürünü hayata geçirmelerini desteklemektedir. Daha fazlası için bize info@cfecert.co.uk adresinden ulaşabilirsiniz.